【幹事の方必見です】サバゲーで幹事を任されたら、どうやって進めれば良いの?〜その1〜

暑い日がだいぶ落ち着いて来て、サバゲーするには良い季節になって来ましたね。

 

突然ですが、ついに先日私にも社内でサバゲーの幹事をするようにお達しがあり、私なりではありますが、いろいろ考えて準備して、サバゲーをしてきました。

 

幹事をした感想はと言うと、

 

「今まで幹事をしてくれていた方、ありがとう!」

 

です。

 

知り合いでメンバーを集めて、貸し切りでサバゲーをやろうと思うと、幹事を任された方は結構手間も時間もかかります。

慣れていないと、「何をすればいいんだろう??」となってしまうので、このブログでは、私の備忘録というのも含めて、これからサバゲーで幹事をされる方のTODOリストにしてもらえればと思います!

 

◆事前準備

はっきり言って、ここが一番大変で、ここの出来次第で、当日の楽しさが変わってしまうと言っても過言ではないかと思います。

私は下記のリストを元にして準備を進めましたので、TODOリストと時系列をご紹介します。

 


★事前準備でやること

  • 参加者の人数確認/幹事の連絡先の通知
  • 参加者のレンタル品の確認
  • サバゲーフィールド予約
  • ゲームスケジュール作成*その場のノリで決めても、当日変更してもOK
  • 参加者へ費用と当日の持ち物などの連絡
  • 参加者の移動手段の確認
  • フィールドスタッフの方と予約などの連絡やりとり

 

◆当日にやること

  • 参加者の出席確認
  • フィールドスタッフの方とやりとり
  • 参加者に当日の進行スケジュール連絡

 

◆サバゲー終了後にやること

  • 参加費用の回収
  • サバゲー中に撮影した写真のアップロード

 

それではまず、「事前準備」で私がやったことについて、ご説明します。

 

★参加者の人数確認/幹事の連絡先の通知

参加者の人数はフィールドの利用料金にも関わるので、早めに確定させたいですね。

私が参加者確認に使ったのは、「調整さん」です。

サバゲー 幹事 調整さん 使い方

https://chouseisan.com/

 

使い方はいたって簡単です。

ログインしなくても使えます。

 

サバゲー 幹事 調整さん 使い方

  1. イベント名作成(なんでも良いです。楽しそうな名称が良いですね)
  2. メモ作成(サバゲーの実施内容を記載。幹事の連絡先(メールやLINE)を載せておく)
  3. 参加日程(実施候補日を設定。5・6日程あると良いと思います。)

 

これらを入力して、「出欠表をつくる」をクリック。

 

サバゲー 幹事 調整さん 使い方1

すると、通知用のURLが発行されます。

 

サバゲー 幹事 調整さん 使い方

参加者が指定のURLを開くと、上記のように候補日を確認できます。

 

サバゲー 幹事 調整さん 使い方

日にち候補日を設定し、「出欠を入力する」ボタンを押すと、上記のような「◯△×」で参加可能日を知らせることができます。

 

サバゲー 幹事 調整さん 使い方

実際に参加可能日を入力すると上記のような画面になります。

複数の参加者が入力すると、参加人数が多い日程の行がマーカーされるため、候補日を決定しやすい仕様となっていてとても使いやすかったです。

 

★参加者のレンタル品の確認

続いて、参加者にレンタル品が必要かどうか確認しましょう。

参加者によっては、エアソフトガン・ゴーグル・BDU(戦闘服)などすべてレンタルしたい!という方もいると思います。

初心者に優しいレンタル品を取り揃えているフィールドもあるので、そういったフィールドを選択してみるのも良いかもしれませんね。

*サバゲーでレンタル品を借りるときに必要な費用はこちらの記事から

サバゲーで一日遊ぶのに必要な費用

 

★サバゲーフィールド予約

ある程度参加人数を把握し、実施日が決まったら、次はサバゲーフィールドを予約しましょう。

参加者の居住地やアクセス、フィールドの面白さを加味して幹事の方が候補のフィールドを決定すると良いですね。

大体のフィールドがWeb上で予約状況を公開していますので、Webから申し込みをすると、フィールドの担当者からメールor電話で連絡が来ます。

参加人数やレンタル品、サバゲーのスタート時間によっては昼食の有無も確認されますので、先の調整さんのメモ欄で必要な人はコメント欄に記入してもらうようにすると便利です。

 

★ゲームスケジュール作成

当日の参加者と相談しながら、ゲームスケジュールを作成しても良いですが、事前にどんなルールのどんなゲームをするのか、進行スケジュールを作成しておくと、スムーズにサバゲーできると思います。

(当日その場で決めようとしても、意外とやりたいゲームが決まらなかったりしますしね)

*サバゲーのゲームバリエーションは下記の記事から。

サバゲーのゲーム内容ってどんなものがあるの?

初心者の方が多い時は調整さんのメモ欄にURLを貼っておいて、事前にルールを教えてあげると親切ですよ。

 

★参加者へ費用と当日の持ち物などの連絡

フィールドを予約し、レンタル品の数を確認したら、その他に必要な持ち物などを連絡してあげましょう。

オールレンタルの方は、汗を拭うタオル程度があれば良いと思います。

*飲み物や食べ物などは、大体のフィールドで購入することができますよ。

 

★参加者の移動手段の確認

これ、結構大事です。

サバゲーフィールドは郊外にあることが多いので、参加者に移動手段を確保してあげられるとより親切ですね。

車を持っている方がいれば、乗り合いで他の候補者をピックアップしてもらうように事前に依頼しておくと良いでしょう。

移動用の車を用意できない時は、電車&バスorタクシーでフィールドまで向かわなければなりませんが、上記の通り、駅から結構遠いフィールドばかりなので、その場合の移動手段としてオススメなのは、「レンタカーを借りる」です。

 

ただ、サバゲーに参加するためには、朝から車を借りる必要があり、返却するのは、当日の夜遅くになりがちです。

なので、有人の店舗だとかりづらい場合があります。

そんな時は、無人で借りられる「タイムズカーシェア」の利用がオススメです。

3〜5人でレンタルすれば、電車で移動するよりも安く、そして便利にフィールドまで到着することができます。

 

*詳しくは下記の記事に書いていますので、ご参考まで。

サバゲーフィールドへの便利な移動方法

 

★フィールドスタッフの方と予約などの連絡やりとり

サバゲーの実施日・フィールド・必要なレンタル備品が確定したら、最終的な参加予定人数とレンタル品の個数を、予約の際にフィールドから指定された日時までに通知しましょう。

参加人数やレンタル品の数は当日少し変わっても大体対応してくれますが、大幅に変わってしまうと(特に増えてしまうと)、フィールドの方に迷惑をかけてしまうので、事前にしっかり確定させておきましょうね。

 

事前準備としては、これらのことができていれば、当日問題になることは少ないのではないでしょうか。

だいぶ長くなってしまったので、「当日にやること」と「サバゲー終了後にやること」、「幹事が準備したいもの」については、また次回ご紹介しますね。